แคท แชทเทอร์จี ผู้อำนวยการที่ปรึกษาอาวุโสของการ์ทเนอร์ ได้ออกมากล่าวว่า "พวกเรากำลังถูกผลักดันให้เดินหน้าไปสู่การทดลองการทำงานจากที่บ้านครั้งใหญ่ที่สุดในโลก และจนถึงตอนนี้ มันไม่ใช่เรื่องง่ายที่หลายองค์กรจะทำได้สำเร็จ ผลสำรวจทางเว็บมินาร์เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่า 91% ของผู้บริหารด้านทรัพยากรบุคคลในเอเชียแปซิฟิกที่ร่วมสัมมนาออนไลน์กับเรา ระบุว่าพวกเขาได้เริ่มดำเนินการแผนการ 'ทำงานจากที่บ้าน' ตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของไวรัส แต่ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเกิดจากการขาดโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีและแนวทางการทำงานใหม่นี้ยังไม่ค่อยสะดวกเท่าที่ควร"
การสนับสนุนของฝ่ายบุคคลควรยืดหยุ่นและสัมพันธ์การทำงานรูปแบบใหม่
ในกรณีที่เกิดสถานการณ์ฉุกเฉินเช่นนี้ ฝ่ายบุคคลควรเป็นผู้ระบุบทบาท หน้าที่หลัก ทักษะ และกิจกรรมในการทำงานที่จำเป็น เพื่อให้องค์กรสามารถทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่นและลุล่วงได้จากการทำงานที่บ้าน ฉะนั้น ด้วยความที่อะไรก็สามารถเกิดขึ้นได้ แผนต่างๆ จะต้องมีความยืดหยุ่นและฝ่ายบุคคลจะต้องเสนอความช่วยเหลือ หรือการสนับสนุนที่แตกต่างออกไปถึงตัวเลือกในการทำงานรูปแบบใหม่ๆ โดยในหลายประเทศ ภาครัฐฯ ได้สั่งการ หรือให้คำแนะนำการทำงานจากที่บ้านต่อพนักงานทุกคน ยิ่งเมื่อถึงสถานการณ์ที่จำเป็น องค์กรต่างๆ ต้องรีบทบทวนและแก้ไขนโยบายที่มีอยู่อย่างรวดเร็ว
มีเรื่องไหนที่ฝ่ายบุคคลต้องเสนอความช่วยเหลือ มีหน้าที่ไหนที่ฝ่ายบุคคลจะต้องวิเคราะห์กรอบความรับผิดชอบและวางแผนบทบาทไปจนถึงจัดการเนื้อหาที่ต้องปรับตัวเพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานที่บ้านบ้าง ?
- กรณีที่เป็นไปไม่ได้เลย เช่น พนักงานสายการผลิตและประกอบซึ่งไม่สามารถที่จะทำงานนอกสถานที่ได้ หากมีความจำเป็นที่พวเขาจะต้องทำงานอยู่ในสถานที่เฉพาะ ฝ่ายบุคคลควรเตรียมมาตรการความปลอดภัยที่รอบด้าน อาทิ การจัดหาหน้ากากอนามัย การแบ่งเวลาทำงาน อาทิ การแยกกะ ตลอดจนการช่วยเหลือและดูแลด้านจิตใจเพื่อลดความวิตกกังวล
- กรณีที่พอจะเป็นไปได้ เช่น พนักงานบางกลุ่ม ยกตัวอย่างเป็น ทีมขาย ที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ แต่จะต้องได้รับคำแนะนำและการช่วยเหลือจากหัวหน้างาน ไปจนถึงทีมงานผู้เชี่ยวชาญคอยชี้แนะแนวทางรับมือกับความท้าทายด้านการขนส่งและวัฒนธรรมองค์กร
- กรณีที่เป็นไปได้มากที่สุด เช่น พนักงานบางคนที่ต้องใช้ทักษะการคิดวิเคราะห์และความรู้ในการทำงานเป็นหลัก กลุ่มนี้อาจทำงานที่บ้านได้ในบางเวลา สิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องสร้าง คือ ความเชื่อมั่น ให้กับทีมสนับสนุนพนักงาน โดยต้องสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อร่วมงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานที่บ้านเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
ปัจจัยที่ทำให้การทำงานที่บ้านเกิดความสำเร็จ
1. สื่อสารอย่างเปิดเผยและสม่ำเสอ
สิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ไม่ว่าจะเกิดวิกฤตใดๆ ก็ตาม องค์กรจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบ โดยวิธีการและเนื้อหาที่ใช้ในการสื่อสารมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะในกรณีที่พนักงานต้องทำงานที่บ้าน มีช่องทางการสื่อสารจากองค์กรน้อยกว่าคนที่มาทำงานกับหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ฉะนั้น ควรต้องสื่อสารอย่างเปิดเผยถึงผลกระทบที่แท้จริงของวิกฤตการณ์ที่ทำให้ธุรกิจได้รับผลกระทบและทำให้มันเป็นเรื่องปกติ โดยจะสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ เน้นการสื่อสารแบบตรงไปตรงมาและมีการโต้ตอบกัน เพื่อช่วยสร้างความมั่นใจให้กับฝ่ายบุคคลว่าควรต้องทำอะไรบ้างและส่งเสริมให้การทำงานที่บ้านเกิดความสำเร็จ
2. ประสิทธิผลในการทำงานมาจากความเชื่อใจของพนักงาน
ไม่ว่ารูปแบบการทำงานที่บ้านจะเกิดจากเหตุการณ์เร่งด่วน หรือเกิดจากความเปลี่ยนแปลงในโลกของการทำงานที่เป็นไปตามปกติ ความไว้วางใจมักเป็นพื้นฐานที่ทำให้งานสำเร็จลุล่วงได้ อารอน แม็คอีแวน รองประธานการ์ทเนอร์ เคยกล่าวไว้ว่า "การทำงานจากที่บ้านจะสำเร็จหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับว่าคุณไว้ใจให้พนักงานทำงานตามความรับผิดชอบด้วยตนเองมากแค่ไหน แม้ในแบบที่ไม่ได้พบหน้ากัน"
ซึ่งโดยทั่วไป หัวหน้ามักมีความกังวลใจเมื่อไม่เห็นเวิร์กโฟลว์การทำงานและรายงานประจำวันของลูกทีมที่ทำงานที่บ้าน กว่า 76% ของการร้องเรียนในอันดับต้นๆ จากพนักงานถึงฝ่ายบุคคลก็จะเป็นเรื่องความวิตกเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีมเมื่อต้องทำงานที่บ้าน ส่วนใหญ่ พนักงานที่ทำงานที่บ้านจะจัดสรรเวลาในการทำงานแต่ละวันเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด ในแบบที่พวกเขาจะไม่ต้องเผชิญกับการถูกรบกวนจะทำให้การทำงานต้องหยุดชะงักในแบบที่เจอตอนมาทำงานที่ออฟฟิศ
อาจสรุปได้ว่า สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญที่สุด คือ แนะนำให้หัวหน้างานทั้งหลายมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ของงานเมื่อจะต้องมีการทบทวนประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน นอกจากนั้น ก็ควรกำหนดความหวังต่อพนักงานให้ชัดเจนและมั่นสร้างปฏิสัมพันธ์ที่คอยสนับสนุนกันระหว่างพนักงานคนอื่นๆ ด้วย แม็คอีวาน ยังได้กล่าวเพิ่มเติมว่า "เมื่อสถานการณ์คลี่คลายลง เราจะเห็นว่าพนักงานคนที่ทำงานจากบ้านนั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤตได้ดีพอ ๆ กับช่วงสถานการณ์ปกติ"
3. สนับสนุนให้มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน
เทคโนโลยีนั้นมีความสำคัญอย่างมากต่อการสื่อสารและการทำงานจากที่บ้าน โดยจากการสำรวจความคิดเห็นกว่า 54% ของผู้บริหารฝ่ายบุคคลพบว่า เทคโนโลยี และ/หรือ โครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ดีนั้นเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงานจากที่บ้านในองค์กรของพวกเขาเอง ซึ่งเครื่องมือที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในองค์กรทุกวันนี้ ก็ได้แก่ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบนคลาวด์และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เท่าที่เห็น การได้ทดลองทำงานที่บ้านอย่างปัจจุบันทันด่วนจะช่วยเพิ่มการเรียนรู้และโอกาสในการพัฒนาได้เป็นอย่างดี
หากเกิดกรณที่เทคโนโลยี หรือโครงสร้างพื้นฐานไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ผู้บริหารควรแนะนำแนวทางการใช้ประโยชน์จากอีเมล การส่งข้อความด่วน และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพให้กับพนักงาน เพื่อเป็นการผลักดันให้เกิดการใช้งานที่ดีขึ้นและสอดคล้องกับการทำงานในรูปแบบใหม่นี้ แม็คอีวาน ระบุว่า "บทเรียนแรกที่เรียนรู้จากวิกฤตการณ์ไวรัสโคโรน่า คือจะต้องเร่งการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่สามารถรองรับการทำงานทางเลือกประเภทต่าง ๆ ได้" ซึ่งผู้บริหารฝ่ายบุคคลสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสแบบนี้วัดผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิตของพนักงาน เพื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับการลงทุนด้านเทคโนโลยีและนโยบายที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้นสำหรับการทำงานที่จากบ้าน หรือการทำงานในรูปแบบที่มีความยืดหยุ่นได้มากยิ่งขึ้นนั่นเอง
อ่านเพิ่มเติม : ข่าวไอที ข่าวมือถือ
0 ความคิดเห็น